在實(shí)際工作中，很多EXCEL用戶對(duì)于表，特別是同工作簿中多個(gè)相互聯(lián)系的工作表，在設(shè)計(jì)上欠缺思路。

最常見的問題是：將基礎(chǔ)資料與流水記錄放在一起、將數(shù)據(jù)記錄過程與需要的結(jié)果放在一起，等等。

這樣的表給工作帶來相當(dāng)大的麻煩：數(shù)據(jù)錄入費(fèi)時(shí)、EXCEL的圖表功能不能使用、容易出錯(cuò)。

平時(shí)的與“表哥表妹”交流中，經(jīng)常看到上述的表設(shè)計(jì)。

那么怎樣設(shè)計(jì)EXCEL表，以及組織各工作表之間的關(guān)系呢？請(qǐng)看小編對(duì)下圖的拆分，重設(shè)計(jì)，組織一個(gè)新的鞋店進(jìn)銷存臺(tái)賬。

excel2003分析工具庫 綠色版

• 類型：文本文字
• 大?。?/span>1.72MB
• 語言：簡(jiǎn)體中文
• 時(shí)間：2012-06-07

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方法/步驟1

1、原表分析：

1 此表原來采用擺火柴棍的方法記帳。即：某貨號(hào)進(jìn)貨或銷售后，通過在碼數(shù)中，增加或清除該鞋碼的一個(gè)數(shù)（這個(gè)數(shù)是表示鞋碼的，一般規(guī)律是5至9表示35至39碼，0至4表示40-44碼）。

2 進(jìn)貨或銷售某貨號(hào)、某鞋碼時(shí)的記帳方法：通過篩選貨號(hào)（貨號(hào)有2000多個(gè)），在對(duì)應(yīng)的碼數(shù)中，增加或清除該鞋碼的一個(gè)數(shù)。

3 進(jìn)貨記帳規(guī)則示例：如本例C6中，現(xiàn)在是一個(gè)9，表示庫存一雙39碼的鞋子（對(duì)應(yīng)的G6中你可以看到“余存”是1）；如果現(xiàn)在它再進(jìn)貨3雙，那么會(huì)在碼數(shù)中增加3個(gè)9，變成9999（表示4庫存4雙39碼）。

4 銷售記帳操作示例：如本例C6中，現(xiàn)在是一個(gè)9，表示庫存一雙39碼的鞋子（對(duì)應(yīng)的G6中你可以看到“余存”是1）；如果現(xiàn)在銷售了，庫存沒有了，那么會(huì)在碼數(shù)中清除那個(gè)9，變成空單元格。

2、從上面原表設(shè)計(jì)者使用的情況來自看，幾乎是不用任何函數(shù)和公式的。

可以猜測(cè)得到，這個(gè)表的最初設(shè)計(jì)者，還沒有了解EXCEL的真正用途，和EXCEL的函數(shù)公式。

當(dāng)然對(duì)于EXCEL表設(shè)計(jì)，比這更高一個(gè)層面，就更不可能掌握了。

方法/步驟2

1、那么，較好較為規(guī)范的臺(tái)賬表應(yīng)該怎樣設(shè)計(jì)呢？

小編在實(shí)踐工作和與大量的表哥表妹的接觸中，體會(huì)到幾個(gè)要點(diǎn)：

2、要點(diǎn)1：基礎(chǔ)資料與流水記錄分開，便于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)。

比如新貨號(hào)、新物料、新產(chǎn)品資料的增加；長(zhǎng)期不用的舊貨號(hào)的刪除；以及對(duì)基礎(chǔ)資料進(jìn)行備注說明。這些基礎(chǔ)資料的維護(hù)工作，都是不方便在流水記錄表中進(jìn)行的。

下圖左邊部份，是小編對(duì)上圖“原表”進(jìn)行處理后，整理出來具有唯一值屬性的“鞋店基礎(chǔ)資料表”。

3、要點(diǎn)2：

期初數(shù)據(jù)單獨(dú)存放，這樣有利于期初數(shù)據(jù)的管理（包括核對(duì)）。

4、要點(diǎn)3：進(jìn)貨業(yè)務(wù)單獨(dú)記錄流水帳。便于利用EXCEL的數(shù)據(jù)圖表功能，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

當(dāng)然，對(duì)于企業(yè)倉(cāng)庫入庫業(yè)務(wù)，情同此理哦。

基礎(chǔ)資料表中的貨號(hào)與進(jìn)貨表中的貨號(hào)，形成一結(jié)多的關(guān)系。（利用這種關(guān)系，快速錄入帶有效性的數(shù)據(jù)的方法，小編將在隨后進(jìn)行介紹）

5、要點(diǎn)4：銷售業(yè)務(wù)單獨(dú)記錄流水帳。便于利用EXCEL的數(shù)據(jù)圖表功能，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

當(dāng)然，對(duì)于企業(yè)倉(cāng)庫出庫業(yè)務(wù)，也一樣處理哦。

基礎(chǔ)資料表中的貨號(hào)與銷售表中的貨號(hào)，形成一結(jié)多的關(guān)系。（利用這種關(guān)系，快速錄入帶有效性的數(shù)據(jù)的方法，小編將在隨后進(jìn)行介紹）

6、要點(diǎn)5：進(jìn)銷存用單獨(dú)的表，對(duì)上述月初、進(jìn)貨、銷售表中，對(duì)應(yīng)月份、日期、貨號(hào)進(jìn)行匯總計(jì)算。

只需要一個(gè)SUMIFS就夠了。

如果你不會(huì)函數(shù)，EXCEL的數(shù)據(jù)透視表也很方便快捷讓你完成數(shù)據(jù)匯總的。

下圖左邊根據(jù)O表中的月份，A列中的貨號(hào)（帶鞋碼，將原表中貨號(hào)與碼數(shù)等鞋子的基礎(chǔ)資料重新整理成唯一的貨號(hào)）分別計(jì)算進(jìn)貨表中的進(jìn)貨數(shù)量、銷售表中的銷售數(shù)據(jù)。

像這樣的工作簿結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，你是否認(rèn)為比較科學(xué)合理呢？

7、不信？試試用上面“原表”中的數(shù)據(jù)表做個(gè)圖表，能做得出來嗎？不能吧！

看下面重新設(shè)計(jì)表結(jié)構(gòu)之后，圖表功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總、分析，多好用??！

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