用Excel管理考勤的方法

發(fā)布時間：2010-02-07 16:06:20 作者：佚名

辦公室的內(nèi)勤工作是公司里面上下聯(lián)系的樞紐，每天會同一大堆瑣碎事務(wù)打交道。比如同事出差的機(jī)票和酒店預(yù)訂、參與制度的制定、負(fù)責(zé)辦公用品的采購和預(yù)算、員工考勤的統(tǒng)計、會議安排以及車輛安排等等。

因為要管理很多方面的事務(wù)，所以對數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能強(qiáng)大的Excel是必須掌握的，起碼要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。隨著工作的開展，要管理的數(shù)據(jù)量增加，為了避免出錯，這個時候就要學(xué)會使用一些復(fù)雜的公式幫助自己的工作了。

　　在這么多的工作中，最讓人頭疼的可能就是員工的考勤工作，因為這是關(guān)系到大家的工資收入的問題。要是一不小心搞錯了，導(dǎo)致同事扣錢那罪過就大了。所以，我對這塊工作異常仔細(xì)，終于摸索出一個用Excel管理考勤的方法，用這個方法不但減少了工作量，而且不會出錯，讓工作更輕松。

　　做好考勤數(shù)據(jù)整理繁雜無章變條理有序

　　考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號等資料，而且為了便于每月月末制作工資表，還需要整理每個員工與工資表相關(guān)資料，如崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險金等等。日常工作中將這些資料及時輸入Excel是非常必要的。

　　啟動Excel2003，新建一個工作簿，將其命名，如“海澤科技有限公司考勤管理明細(xì)表”，在其中新建一個工作表，命名為“基礎(chǔ)資料”，在此表中輸入公司員工名單、員工名單、崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險金、考勤年份、考勤月份、考勤符號以及考勤符號說明等內(nèi)容。所謂考勤符號，就是在每日登記考勤時我們所使用的記號，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符號可以根據(jù)自己公司的使用習(xí)慣而定，既可以使用文字，也可以使用圖形符號，而考勤符號說明則是為了方便考勤人識別，防止出錯(圖1)。

職場軟件應(yīng)用：Excel妙招幫助高效考勤

　　為了便于以后考勤工作引用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域予以定義名稱，執(zhí)行“插入→名稱→定義”菜單命令，在彈出的“定義名稱”對話框中，添加4個新名稱，其分別為：員工名單，其引用位置為“=基本資料!$A$3:$A$22”;年份，其引用位置為“=基本資料!$E$3:$E$7”;月份，其引用位置為“=基本資料!$F$4:$F$15”;出勤，其引用位置為“=基本資料!$G$3:$G$8”。