數(shù)據(jù)的有效性----設(shè)置輸入條件

在很多情況下，設(shè)置好輸入條件后，能增加數(shù)據(jù)的有效性，避免非法數(shù)據(jù)的錄入。如年齡為負(fù)數(shù)等 。那么有沒(méi)有辦法來(lái)避免這種情況呢？有，就是設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性。設(shè)置好數(shù)據(jù)的有效性后，可以避免非法數(shù)據(jù)的錄入。

下面我們還是以實(shí)例來(lái)說(shuō)明如何設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性。
1. 設(shè)置學(xué)生成績(jī)介于0----100分之間。

圖6-4-1

假設(shè)試卷的滿分100分，因此學(xué)生的成績(jī)應(yīng)當(dāng)介于0----100分之間的。我們可以通過(guò)以下幾步使我們錄入成績(jī)時(shí)保證是0----100分之間，其它的數(shù)據(jù)輸入不能輸入。
第1步：選擇成績(jī)錄入?yún)^(qū)域。
此時(shí)我們選中B3：C9 。
第2步：
點(diǎn)擊菜單 數(shù)據(jù) ―>有效性，彈出 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框。界面如圖6-4-2所示。

圖6-4-2

在圖6-4-2中的默認(rèn)的是 允許任何值 輸入的，見(jiàn)圖中紅色區(qū)域所示。
第3步：點(diǎn)擊 允許 下拉按鈕，從彈出的選項(xiàng)中選擇 小數(shù) 。（如果分?jǐn)?shù)值是整，此處可以選擇整數(shù)）

圖6-4-3

選擇后界面如圖6-4-4所示。在圖6-4-4中，數(shù)據(jù)中選擇 介于 ， 最小值：0 ，最大值：100 。

圖6-4-4

第4步：點(diǎn)擊確定按鈕，完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。
下面我們來(lái)看一下，輸入數(shù)據(jù)時(shí)有何變化。見(jiàn)圖6-4-5所示。

圖6-4-5

從圖中可以看出，我們輸入80是可以的，因?yàn)?0介于0----100之間。而輸入566是不可以的，因?yàn)樗辉?----100之間。
此時(shí)，點(diǎn)擊 重試 按鈕，重新輸入，點(diǎn)擊 取消 按鈕，輸入的數(shù)據(jù)將被清除。
第5步：設(shè)置輸入信息
在數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中，點(diǎn)擊 輸入信息 頁(yè)，打開(kāi)輸入信息界面。如圖6-4-6所示。

圖6-4-6

設(shè)置好輸入信息后，我們?cè)賮?lái)看輸入數(shù)據(jù)時(shí)，界面有何變化。如圖6-4-7所示。

圖6-4-7

從圖中可見(jiàn)，輸入時(shí)多了人性化的提示，而這個(gè)提示信息就是我們剛剛設(shè)置的內(nèi)容。

第6步：設(shè)置出錯(cuò)警告
在數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中，點(diǎn)擊 出錯(cuò)警告 頁(yè)，在出錯(cuò)警告頁(yè)我們可以設(shè)置警告信息。如圖6-4-8所示。

圖6-4-8

設(shè)置好后，我們來(lái)看一下輸入錯(cuò)誤時(shí)，有何提示。如圖6-4-9所示。

圖6-4-9

從圖中，我們可以看出 出錯(cuò)警告 也可以人性化設(shè)置。

2. 設(shè)置性別只能輸入“男，女，未知”

詳細(xì)的設(shè)置略，關(guān)鍵地方見(jiàn)圖6-4-10所示。

圖6-4-10

說(shuō)明：
1. 允許：序列。
2. 來(lái)源：輸入“男，女，未知”，標(biāo)點(diǎn)要求是英文半角狀態(tài)。

設(shè)置好后，不僅能限制輸入內(nèi)容，而且右邊還多了一個(gè)下拉按鈕，下拉列表為這3項(xiàng)。如圖6-4-11所示。

圖6-4-11

另外，我們除了可以直接在“數(shù)據(jù)來(lái)源”中輸入選中選項(xiàng)數(shù)據(jù)外，還可以直接引用當(dāng)前工作表的連續(xù)單元格區(qū)域作為數(shù)據(jù)源，其操作方法相同，不再贅述。

3. 控制產(chǎn)品編號(hào)的輸入

如果用戶為了統(tǒng)一產(chǎn)品編號(hào)的輸入，要求錄入者只能輸入8位的字母“A”開(kāi)頭的編號(hào)，同樣也可以通過(guò)“數(shù)據(jù)有效性”來(lái)進(jìn)行控制，設(shè)置步驟如下：
第1步：選擇數(shù)據(jù)源：A3：A8。如圖6-4-12所示。

圖6-4-12
 

第2步：打開(kāi)有效性對(duì)話框，并按下圖進(jìn)行設(shè)置。圖6-4-13所示。
 

圖6-4-13

經(jīng)過(guò)上述設(shè)置后，用戶在A3：A8區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只能是“A”開(kāi)頭，并且必須是8位，否則不能完成輸入。


注：數(shù)據(jù)有效性只對(duì)用戶直接輸入的數(shù)據(jù)有效，而對(duì)于復(fù)制粘貼、查找替換的數(shù)據(jù)是無(wú)法控制的，因此大家在使用時(shí)一定要注意。

最新評(píng)論