PowerPoint中使用動作設置功能

在PowerPoint中存有大量設計模板，使用它可以使你輕松制作出漂亮的幻燈片。但也有一個缺陷，即采用一種模板后，在所有的幻燈片中，都是一樣的背景和圖案，顯得過于單調(diào)。 有一種變通的辦法：將近似的內(nèi)容采用一種設計模板制作在一個幻燈片文件中，例如為參加某會議提交的論文需要制作幻燈片，可將論文標題、摘要、正文、結(jié)論、參考文獻等分別采用一種設計模板制作存儲為不同的幻燈片文件，這樣的幻燈片看起來就富于變化了。 但在幻燈片放映時有一個問題，一個個的幻燈片文件需多次打開，太麻煩了！這時我們可以使用PowerPoint的“動作設置”功能很方便地解決。 首先按照需要根據(jù)個人的喜好分類采用不同的設計模板制作并存儲為若干個不同的幻燈片文件，如WJ1、WJ2等。 在第一個文件如WJ1的最后一幅幻燈片上，可以選中一段文字，也可以選中一幅卡通畫，在“幻燈片放映”中點擊“動作設置”。也可以首先在“幻燈片放映”中點擊“動作按鈕”，在幻燈片合適的位置設置一個按鈕，設置完成后自動進入“動作設置”。 根據(jù)個人的習慣，選取“單擊鼠標”或“鼠標移過”，動作則選中“超級鏈接到”，再選取“其它PowerPoint演示文稿”。 在“超級鏈接到其它PowerPoint演示文稿”彈出選單中，輸入第二個幻燈片文件名如WJ2。 為了在第二個幻燈片文件放映完畢后能順利返回到調(diào)用它的幻燈片或再轉(zhuǎn)到其它的幻燈片，同樣方法在該幻燈片的最后一幅適當位置選中文字或設置按鈕，超級鏈接到其它PowerPoint演示文稿或返回。

從已有PPT文檔中提取母板

1 用PowerPoint打開已有的PPT文檔

2 點擊視圖→母板→幻燈片母板

3 點擊文件→另存為，在“保存類型”中選擇“演示文稿設計模版”(文件后綴名為.pot)

把演示文稿變小巧的技巧

為了美化PowerPoint演示文稿，我們往往會在其中添加大量圖片，致使文件變得非常大。由于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作為打印輸出，所以我們可以利用PowerPoint2002的壓縮圖片功能讓演示文稿變得小巧起來。

步驟如下：

打開PowerPoint 2002制作的演示文稿，選擇“文件”菜單下“另存為”命令。

在彈出的“另存為”窗口中，點擊右上角的[工具(L)]按鈕，在下拉菜單中選擇“壓縮圖片”。

在你忽略的地方往往藏有寶藏

在彈出的“壓縮圖片”窗口中，點擊“更改分辨率”選項，將分辨率從默認的“打印”（分辨率200dpi）選項改為“Web/屏幕”(分辨率96dpi)。再將“選項”中的“壓縮圖片”和“刪除圖片的剪裁區(qū)域”復選框選中。

可以看到分辨率的改變

單擊［確定］按鈕，關閉“壓縮圖片”對話框，隨后會彈出一個警告窗口警告“壓縮圖片”命令可能會降低圖像的質(zhì)量。是否應用圖片優(yōu)化？點擊［應用］按鈕退出。

不顧警告，一意孤行

在“另存為”窗口中，為文件起一個新名字保存即可。

好了，看看新保存文件的屬性，是不是比修改前的文件小多了。

PowerPoint中超鏈接常用技巧

PowerPoint中，我們經(jīng)常要用到超鏈接，常見的問題有如下幾種：

更改鏈接文字的顏色

　　如果你厭煩了PowerPoint中默認的鏈接文字顏色和單擊后鏈接的文字顏色，可通過“格式”菜單中的“幻燈片配色方案”（PowerPoint 2002應為“幻燈片設計”中的“編輯配色方案”），從彈出的“配色方案”對話框中選中“自定義”選項卡，然后就可以進行相應的設置了。

去掉鏈接文字的下劃線

　　如果想去掉鏈接文字的下劃線，可通過向幻燈片中插入一個新的文本框（不要使用幻燈片版式中自帶的文本框)，輸入文字標題后，選中整個文本框再設置該文本框的超鏈接，這樣就看不到鏈接文字的下劃線了。

出現(xiàn)鏈接提示信息

　　如果希望在幻燈片中添加如圖1所示的鏈接提示信息效果，只須在鏈接對話框中單擊“屏幕提示”按鈕，輸入相應的提示信息即可。

鏈接可執(zhí)行文件出現(xiàn)病毒提示的問題

　　有時我們需要在幻燈片演示過程中鏈接到某一可執(zhí)行程序，即使將“宏”的安全性設置為“低”，鏈接時系統(tǒng)都會出現(xiàn)“該文件可能會攜帶病毒”的提示。怎樣關閉這一提示信息呢？其實只須選中鏈接標題，使用“幻燈片放映”菜單中的“動作設置”，選擇需要運行的可執(zhí)行文件就可以了。

小提示：在PowerPoint2000中用該方法打開可執(zhí)行文件不需要設定“宏”的安全級別，但在PowerPoint2002中需將“宏”的安全性設為“低”才不會出現(xiàn)該提示信息。

巧用PPT制作樹狀結(jié)構(gòu)圖

打開PowerPoint，新建一演示文稿，單擊“插入”菜單，指向“圖片”，選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”命令，打開“Microsoft組織結(jié)構(gòu)圖”窗口（如圖1）。此時“Microsoft組織結(jié)構(gòu)圖”窗口以及其自有的菜單和工具欄代替了PowerPoint的菜單和工具欄，并且兩者差別很大，可將鼠標指針移到每個工具欄按鈕處并停留幾秒，可獲得有關該按鈕的提示。

    這時，可以在方框中輸入相關內(nèi)容。如果要在某一個結(jié)構(gòu)的左、右、下方增加分支時，根據(jù)需要單擊窗口中不同的工具（部下、同事、經(jīng)理、助理等）至目標位置即可。

    還是以“用Word 2003繪圖工具制作樹狀結(jié)構(gòu)圖”一文的“計算機系統(tǒng)”的結(jié)構(gòu)圖為例，先在第一框中輸入“計算機系統(tǒng)”，再在其下屬位置分別輸入“軟件部分”和“硬件部分”，用“Del”鍵將無用文本框刪除（因為只需兩個下屬），然后再在其下面插入相應數(shù)量的文本框并輸入內(nèi)容，PowerPoint會根據(jù)組織結(jié)構(gòu)圖的大小自動調(diào)整整體大?。ㄈ鐖D2）。 


    如果你不滿足默認的效果，可以通過設置文本字體、顏色；圖框樣式、顏色；線條樣式、顏色等來進行設置，來滿足你的要求。

    在Microsoft組織結(jié)構(gòu)圖編輯器中，還提供了多種樣式的組織結(jié)構(gòu)圖，可以在“樣式”菜單上選擇一種樣式（如圖3），但此前必須先選中需要更改樣式的部分。一旦創(chuàng)建好了一個組織結(jié)構(gòu)圖，應將其保存后再放置至幻燈片上，PowerPoint會將其作為一張普通的圖表來對待。也可以使用PowerPoint中的“繪圖”工具欄對其進行多種文字和圖形的添加，編輯和修改操作。還可以通過“文件”菜單下的“另存副本為”保存圖表為組織結(jié)構(gòu)圖文件（.opx）。

    如果你是一位管理人員，經(jīng)常為編輯和繪制組織結(jié)構(gòu)圖而頭疼的話，不妨也使用一下PowerPoint，它可以幫你輕松完成此類工作喲！

幻燈片備注頁特殊播放技巧

Powerpoint有很強的備注頁功能，很多人沒有很好的應用，特別新手要很好地運用，才會讓自己的演示得心應手。

問題的關鍵就在于：如何使PPT備注僅讓演示者自己看得到，而臺下的觀眾看不到呢

這里只要簡單地改變播放方式，兩步即可實現(xiàn)以上功能。

第一步：在windows屬性/設置/下“1”“2”選擇中，點選“2”（多監(jiān)視器支持)

第二步：啟動Powerpoint/PPT放映/設置放映方式/   做如下的改變“幻燈片顯示于”選項中，點選“監(jiān)視器2”——并勾選“顯示演講者視圖”

OK ！大功告成

多重方法實現(xiàn)淡入淡出效果

在多媒體作品的制作過程中，滾動字幕是一種經(jīng)常要用到的顯示效果。在顯示大段的文字、片尾的呈現(xiàn)等處，經(jīng)常會見到這種效果的蹤影。而淡入淡出效果更是被經(jīng)常采用。其實，在我們常用的多媒體制作平臺上，這種效果并不難制作。下面，來看看在PowerPoint、Authorware和Flash中如何實現(xiàn)淡入淡出的滾動字幕效果。

用PowerPoint實現(xiàn)

啟動PowerPoint XP，新建一個幻燈片，點擊“繪圖”工具欄上“矩形”工具，在當前幻燈片上畫一個大的矩形（如果看不到“繪圖”工具欄，請點擊菜單命令[查看]→[工具欄]→[繪圖]）。選中這個矩形框，雙擊打開“設置自選圖形格式”對話框。點擊“顏色和線條”選項卡，在“線條”項目中點擊“顏色”下拉按鈕，在彈出的顏色設置列表中，點擊“無線條顏色”，清除此矩形的邊框顏色（如圖1）。

點擊“填充”項目的“顏色”下拉按鈕，在打開的填充下拉列表中，選擇“填充效果”命令。打開“填充效果”對話框。點擊其中的“漸變”選項卡，并選中“雙色”單選項。

點擊“顏色1”下拉按鈕，選取一種與背景顏色相近的顏色，下面的“顏色2”就用“白色”好了。在“透明度”項目中，拖動第二個調(diào)節(jié)桿到100%處。其他的設置就用默認的好了（如圖2）。點擊[確定]按鈕完成此矩形框的設置。

此時，如果顏色選的好的話，那么此矩形框會“融入”到背景中，幾乎看不到。不過，我們還得再次選中它（不會不記得把它放到哪里了吧

點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇[復制]按鈕，并再次擊右鍵，選中[粘貼]按鈕，得到一個完全相同的矩形框。選中新復制的矩形框，將鼠標移到矩形框上方的“旋轉(zhuǎn)控點”，按下鼠標，則鼠標會變成四個旋轉(zhuǎn)的箭頭（如圖3）。拖動鼠標，將此矩形框旋轉(zhuǎn)180度，完成矩形框垂直方向的翻轉(zhuǎn)，松開鼠標。選中旋轉(zhuǎn)好的矩形框，將其移動到合適的位置。

點擊“繪圖”工具欄上的“文本框”，在幻燈片上單擊，輸入必要的文字，設置好格式。選中這個文本框，點擊[繪圖]→[疊放次序]→[置于底層]（如圖4）。

好了，現(xiàn)在可以把文本框移到那兩個矩形框的上部。選中文本框，點擊右鍵，選中“自定義動畫”，然后在“自定義動畫”任務窗格中點擊[添加效果]→[進入]→[緩慢進入]，其各項設置如圖5所示。

MsProducer：輕松組織多媒體商業(yè)展示

    Microsoft Producer能夠幫助商業(yè)用戶和多媒體專愛獲取、同步和發(fā)布音頻、視頻、幻燈片和圖片——從而獲得可以在Web瀏覽器中點播查看的多媒體演示文稿。

使用方法如下：

      第一步、導入素材　要制作聲像并茂的會議紀要，首先要把相關的視頻、聲音和幻燈片文件準備好?！　?br />　　第二步、調(diào)入模板　導入的素材怎樣才能像圖1那樣各就其位呢？這就是“演示文稿模板“的功用了?！　?
　　第三步、素材的同步處理 導入的素材要進行同步處理才能真正使用，否則文稿中就可能出現(xiàn)演講人正在講解B圖，而幻燈片卻還在顯示A圖的尷尬現(xiàn)象?！　?
　　第四步、編輯和預覽 在Producer中修改幻燈片非常簡便，只需右擊并相應幻燈片并選擇“編輯幻燈片”命令，隨后Producer會自動打開PowerPoint程序供您修改。另外就像我們用Word打印前需要預覽一樣，Producer在最后輸出文稿之前也可以預覽一下?！　?br />    第五步、發(fā)布輸出 Producer支持將文稿發(fā)布到本機硬盤、局域網(wǎng)共享文件夾、Web服務器等三個位置，我們用得最多的仍是將文稿輸出為硬盤文件。

快速將PowerPoint幻燈片轉(zhuǎn)換為圖片

要將PowerPoint文件中的某一個幻燈片添加到圖形編輯軟件中去，通過PowerPoint的普通編輯窗口“全選→復制”后再粘貼的辦法是無法實現(xiàn)的，因為這樣的轉(zhuǎn)換辦法在其他軟件中不能將背景即母板圖像粘貼過來。解決的辦法有三種：

1.通過普通視圖

如果你的普通視圖默認效果包括了縮略圖，直接用右鍵點擊要轉(zhuǎn)換幻燈片的縮略圖，在快捷菜單中選擇“復制”，然后打開圖形編輯軟件粘貼即可。

2.通過備注頁視圖

如果你的普通視圖默認效果不包括縮略圖，可以通過備注頁視圖來轉(zhuǎn)換。先通過滾動條在編輯窗口中顯示要轉(zhuǎn)換的幻燈片，然后點擊“視圖”菜單下的“備注頁”，在備注頁視圖中選中該幻燈片的縮略圖，執(zhí)行1中的操作即可。

3.通過幻燈片瀏覽視圖

如果要轉(zhuǎn)換多幅幻燈片，而且你的普通視圖默認效果不包括縮略圖，可以通過燈片瀏覽視圖來轉(zhuǎn)換。點擊“視圖”菜單下的“幻燈片瀏覽”，在幻燈片瀏覽視圖中選中一個需要轉(zhuǎn)換的幻燈片的縮略圖，執(zhí)行1中的操作即可，多次執(zhí)行重復操作可以快速地將多個幻燈片轉(zhuǎn)換為圖片。

字幕式片頭制作(圖)

    電影和電視劇中，制作者們喜歡挑選片中精彩鏡頭放在片頭，在屏幕上拉動出現(xiàn)，起到吸引觀眾的目的；片尾則通常用移動字幕的形式給出演員、制作者等的姓名及相關資料。

　　其實，我們在用PowerPoint制作演示文稿時，利用好它的動畫設置，也可以制作出字幕式片頭片尾來。

　　以拉動式片頭的制作為例

　　1、準備好用于制作拉動式動態(tài)片頭的圖片，并用圖像處理軟件進行適當?shù)男揎棥?

　　2、啟動PowerPoint2002，打開需要制作這種片頭的演示文稿，選中第一張幻燈片，執(zhí)行“插入→新幻燈片”命令(直接按“Enter”鍵或按“Ctrl+M”組合鍵)，插入一張空白的幻燈片，用于制作這種片頭。

　　3、在上述空白幻燈片中，執(zhí)行“插入→圖片→來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框(如圖一)定位到圖片所在的文件夾，選中第一張圖片后，按“插入”按鈕將圖片插入到幻燈片中。

 

    4、選中上述插入的圖片，執(zhí)行“幻燈片放映→自定義動畫”命令，展開“自定義動畫片”任務窗格(如圖二)。

 

       單擊“添加效果”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，展開“進入”下面的級聯(lián)菜單，選中其中的“其他效果”選項，打開“添加進入效果”對話框(如圖三)，再選中其中的“緩慢進入”選項，“確定”返回。

 

      5、按“任務窗格”中“方向”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“自右側(cè)”選項；再按“速度”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“非常慢”選項(參見圖二)。

　　6、調(diào)整圖片至合適大小，并將其定位到“工作區(qū)”左側(cè)邊緣外(如圖四)。

      7、重復上述3—6步的操作，將第二張圖片插入其中,并完成相應的設置。

　　8、在“任務窗格”中雙擊第二張圖片的動畫設置選項，打開“緩慢進入”對話框(如圖五)，

 

切換到“計時”標簽下，按“開始”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“之后”選項，并將下面的“延遲”選項設置為“0”。

注意：具體延遲時間，請根據(jù)實際需要設置。

PowerPoint技巧大集合

在閱讀本文之前，你可能已經(jīng)使用了很長時間的Microsoft PowerPoint，你能夠自己創(chuàng)建演示文稿并把它們有效地組織到一起，甚至還能幫助那些初學者。但PowerPoint還有一些不太為人所知的功能，這些功能可以幫助你提高工作效率并制作出更漂亮的演示文稿。本文介紹的15個專業(yè)技巧能夠讓你像專家一樣使用PowerPoint。　　

六個方便的鍵盤快捷方式　

通常情況下，你可以利用屏幕左下角的視圖按鈕在幾種不同的視圖狀態(tài)（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進行快速切換。但你恐怕不知道使用鍵盤與視圖按鈕相配合還可以獲得完全不同的效果?！　?

例如，當你點擊“普通視圖”按鈕時如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點擊一次“普通視圖”按鈕（不按Shift鍵）則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”?！　?

另外，你還能讓PowerPoint在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時候預覽得到的結(jié)果。為了實現(xiàn)這個效果，你需要進入“普通視圖”，然后選擇第一個想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵并點擊“幻燈片放映”按鈕。你可以點擊幻燈片縮略圖進行換片，就像進行全屏幕幻燈片放映時一樣?！　?

如果想得到更多的選項，可以按住Ctrl-Shift鍵然后再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl-Shift-“普通視圖”按鈕會關閉左側(cè)的標記區(qū)和備注頁，并把幻燈片擴充到可用的空間。Ctrl-Shift-“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ctrl-Shift-“幻燈片放映”按鈕會打開一個“設置放映方式”對話框。

使用動畫效果　　

采用帶有動畫效果的幻燈片對象可以讓你的演示文稿更加生動活潑，還可以控制信息演示流程并重點突出最關鍵的數(shù)據(jù)。動畫效果通常有兩種實現(xiàn)辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運動畫面。你可以對整個幻燈片、某個畫面或者某個幻燈片對象（包括文本框、圖表、藝術(shù)字和圖畫等）應用動畫效果。不過你應該記住一條原則，那就是動畫效果不能用得太多，而應該讓它起到畫龍點睛的作用；太多的閃爍和運動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁?！　?

如果你想對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，就從菜單中選擇“幻燈片放映”　“動畫方案”。你可以看到一系列預定義好的可應用于所選幻燈片的動畫效果，如果你已經(jīng)勾選了“自動預覽”復選框，只需點擊每個效果名稱就能看到預覽的動畫效果?！　?

如果想對某個幻燈片對象應用動畫效果，就選定該對象然后從菜單中選擇“幻燈片放映”　“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務窗格中點擊“添加效果”按鈕，然后從彈出的“進入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點擊子菜單中的“其他效果”項，它會打開一個“添加進入效果”的對話框。勾選“預覽效果”復選框，然后點擊各種效果查看其具體表現(xiàn)形式。如果你找到一個想要的效果，就點擊“確定”按鈕關閉該對話框?！　?

重復這些步驟直到所有你想要使用動畫的幻燈片對象都獲得滿意的動畫效果。當你這樣做的時候，會發(fā)現(xiàn)在幻燈片對象旁邊多出了幾個數(shù)字標記，這些標記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現(xiàn)在“自定義動畫”任務窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個動畫然后點擊“重新排序”兩側(cè)的方向箭頭；你還可以在列表中選擇一項動畫，然后按“刪除”按鈕來刪除它。

繪制路徑　　

PowerPoint中還提供了一種相當精彩的動畫功能，它允許你在一幅幻燈片中為某個對象指定一條移動路線，這在PowerPoint中被稱為“動作路徑”。使用“動作路徑”能夠為你的演示文稿增加非常有趣的效果。例如，你可以讓一個幻燈片對象跳動著把觀眾的眼光引向所要突出的重點。

　　
為了方便你進行設計，PowerPoint中包含了相當多的預定義動作路徑。如果想要指定一條動作路徑，選中某個對象，然后從菜單中選擇“幻燈片放映”　“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務窗格中點擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確保“預覽效果”復選框被選中，然后點擊不同的路徑效果進行預覽。當你找到比較滿意的方案，就選擇它并按“確定”按鈕?！　?

PowerPoint也允許你自行設計動作路徑。選中某個對象然后從菜單中選擇“添加效果”　“動作路徑”　“繪制自定義路徑”，然后再從列表中選擇一種繪制方式（如自由曲線）。接著用鼠標準確地繪制出移動的路線?！　?

在添加一條動作路徑之后，對象旁邊也會出現(xiàn)一個數(shù)字標記，用來顯示其動畫順序（如圖2所示）。還會出現(xiàn)一個箭頭來指示動作路徑的開端和結(jié)束（分別用綠色和紅色表示）。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項進行調(diào)整（在“自定義動畫”任務窗格）。

各種各樣的小技巧　　

增加更多可取消操作數(shù)。所有的Office用戶都知道“編輯”　“撤銷”命令（Ctrl-Z）能夠撤銷最后一步操作。如果點擊“撤銷”圖標旁邊的下拉箭頭，還能允許你撤銷若干次操作以回到早先的工作狀態(tài)。在默認情況下PowerPoint最多允許你撤銷20次操作，但實際上你可以把這個上限提高到150次。選擇“工具”　“選項”，然后點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數(shù)”字段輸入你想要的數(shù)值（從3到150均可），然后點擊“確定”退出。需要注意的是，當你增加PowerPoint的最多可取消操作數(shù)時，它所占用的PC內(nèi)存也會隨之增加。　　

重復利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已經(jīng)做過相同或者類似的幻燈片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要從頭再來一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻燈片直接插入當前的演示文稿。首先，在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當前的演示文稿。用鼠標點擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”　“幻燈片從文件”打開一個“幻燈片搜索器”對話框（如圖3所示）。在“搜索演示文稿”選項卡中輸入文件名（或者用瀏覽方式找到它），然后按Enter鍵。點擊你想要插入的幻燈片，然后按“插入”按鈕?！　?

另外，你還可以點擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當前文稿。

應用多個模板

在很早以前，每個演示文稿只能使用一個設計模板，現(xiàn)在已經(jīng)沒有這種限制；你可以在一個演示文稿中應用任意多個模板。比如，你可能會應用第二個模板來引入一個新的話題或者引起觀眾的注意。為了實現(xiàn)這個目標，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，并且讓標記區(qū)域也顯示在屏幕左側(cè)。在“幻燈片”標記中，點擊你想要應用模板的一個或多個幻燈片圖標。從菜單中選擇“格式”　“幻燈片設計”（或者直接點擊“設計”按鈕）來顯示“幻燈片設計”任務窗格。選中你想要應用的模板圖標，然后點擊模板圖標右側(cè)的下拉列表箭頭，并選擇“應用于選定幻燈片”?！　?

導入文檔。如果你想在演示文稿中輸入的文字已經(jīng)存在于Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PowerPoint中直接打開那個Word文件。你也許需要對導入的文檔進行一些格式上的調(diào)整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個提示：如果原來的Word文件使用了大綱標題，導入的效果是最好的。　　

首先在PowerPoint中選擇“文件”　“打開”。在“打開”對話框中，點擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PowerPoint中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開?！　?

使用“自動調(diào)整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現(xiàn)了太多的文字，你可以用“自動調(diào)整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側(cè)的“自動調(diào)整”按鈕（它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線），點擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個幻燈片間的文本”。　　

輸出數(shù)據(jù)到Word文檔。有時候你需要把演示文稿以文字的形式分發(fā)給同事或客戶，此時把演示文稿輸出為Word文檔是最好的方法。　　

在PowerPoint中，選擇“文件”　“發(fā)送”　“Microsoft Word”。在“發(fā)送到Microsoft Word”對話框中選擇你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創(chuàng)建僅帶有文字的文檔；選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后，點擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Word?！　?

花一些時間練習一下上面的幾種技巧吧！它們會讓PowerPoint比以往更好地為你服務。

必不可少--PowerPoint在研究性學習中的應用

在平時開展的研究性學習中，從開題報告、小組談論、合作交流到成果匯報等各個環(huán)節(jié)，PowerPoint都成為了必不可少的輔助工具。然而，在應用實踐中我們發(fā)現(xiàn)，由于很多老師和學生缺乏了解，使得PowerPoint的一些十分有用的功能被忽略了，我們一起來看一看。

    1.在小組討論中，使用“會議記錄”做電子筆記

    由于研究性學習中的研究課題通常是由一個課題組集體承擔的，因而要經(jīng)常進行小組討論。例如，各類演講報告，就是在課題組討論的基礎上形成的，首先由課題組的一個主要的撰稿人制作一個演示文稿的初稿，然后課題組的全體成員對初稿進行討論，討論的形式是邊放映演示文稿邊發(fā)表各自意見，這時撰稿人還要對大家的討論進行記錄，以便根據(jù)記錄進行修改并最終定稿。

    由此產(chǎn)生的一個問題是：此時討論的內(nèi)容是用什么方式記錄、記錄在什么地方？最好的方式當然是使用PowerPoint的“會議記錄”，其實所謂的“會議記錄”就是一種“電子筆記”，它可以在演示文稿放映的同時將內(nèi)容記錄在幻燈片中。使用“會議記錄”的具體操作步驟是：

    （1）放映演示文稿。

    （2）單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“會議記錄”命令，則彈出“會議記錄”對話框。

    （3）選擇“即席反應”選項卡。

    （4）在“分配至”文本框中輸入發(fā)言者的姓名，在“描述”文本框中輸入發(fā)言的內(nèi)容。

    （5）單擊〔添加〕按鈕，此時發(fā)言者的姓名、發(fā)言的內(nèi)容和發(fā)言的日期均被添加在下面的文本顯示區(qū)域中。

    （6）重復步驟（4）、（5），直至記錄完所有人的發(fā)言。

    （7）單擊〔確定〕按鈕，關閉“會議記錄”對話框，并且自動在演示文稿的后面插入若干新幻燈片，其中的內(nèi)容就是所有的會議記錄。

    使用“會議記錄”的好處有兩點：第一，提高工作效率，由于可以在幻燈片放映狀態(tài)下（非幻燈片編輯狀態(tài)）通過鍵盤輸入文字，因而既能看到實際的播放效果又能夠進行文字的記錄，一切工作都是同步完成的；第二，方便瀏覽和編輯，由于記錄的內(nèi)容和演示文稿是一個有機的整體，因而日后的瀏覽和編輯可以在同一個演示文稿中進行。

    2.在合作學習中，使用“批注”進行交流

    研究性學習的特點之一是合作學習。在合作學習中經(jīng)常要對演示文稿進行交流，其中的一種交流形式是：先由一個撰稿人寫出一個演示文稿的初稿，然后將初稿分發(fā)給課題組的每個成員帶回家去審閱，每個人提出自己的意見后，再將初稿連同意見一起交回撰稿人。

    意見記錄在什么地方呢？最好使用PowerPoint中的“批注”記錄在演示文稿中，在PowerPoint中使用批注的特點是：批注不是幻燈片正文的一部分，批注不會破壞原稿，批注在播放時既可以顯示又可以隱藏。使用“批注”的具體操作步驟是：

    （1）打開演示文稿。

    （2）單擊“插入”菜單，執(zhí)行“批注”命令打開“審閱”工具欄，同時在幻燈片中插入一個批注文本框。

    （3）在批注文本框中輸入需要批注的內(nèi)容。

    （4）使用“審閱”工具欄中的工具對批注進行編輯，如顯示或隱藏批注、插入新的批注、刪除批注等。

    由于批注和幻燈片是一個演示文稿的有機整體，因而既方便了批注者的審閱，也方便了撰稿人的瀏覽和編輯。

    3.在匯報研究成果時，使用“備注頁”準備講稿

    對于在研究性學習中取得的研究成果，學生們往往通過演示文稿的形式進行匯報，從演示文稿的特點來說，其中的文字不宜過多，列出的只是演講的提綱。但是，一個演講不可能沒有詳細的演講內(nèi)容，而演講內(nèi)容并非都是即興發(fā)言，因此需要事先準備講稿?，F(xiàn)在的問題是講稿用什么方式來寫？用紙和筆、還是用Word文檔？其實最好的方式是使用PowerPoint中的“備注頁”。

    所謂“備注”，顧名思義是指幻燈片正文以外的內(nèi)容，其實“備注頁”是PowerPoint的另一種視圖方式，它的上半部分是幻燈片的正文，下半部分就是備注。按通常的方式播放演示文稿時，不會顯示備注頁的內(nèi)容，因而備注頁可以用來寫無須觀眾看到的講稿。使用備注頁的操作步驟是：

    （1）單擊“編輯”菜單，執(zhí)行“備注頁”命令，則切換到備注頁視圖。

    （2）在有文字提示“單擊此處添加文本”的文本預留區(qū)中單擊鼠標，則光標出現(xiàn)在該區(qū)域的左上角。

    （3）輸入講稿內(nèi)容。

    需要說明的是：通常的播放方式是不顯示備注頁內(nèi)容的。如果要在播放時顯示備注頁的內(nèi)容，需要單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“演講者備注”命令，備注的內(nèi)容就會顯示在彈出的“演講者備注”對話框中了。

    最后需要指出，上述所涉及的內(nèi)容雖然只提到在研究性學習的應用，但是PowerPoint這些功能具有更加廣泛的應用。例如：“備注頁”可以應用于備課教案；“會議記錄”可以應用于課堂討論、教學研討和集體備課等；“批注”則可以應用于輔導學生等。充分利用這些功能可以進一步提高PowerPoint在輔助教學中的作用。

這么好聽又好看是電影嗎？錯是PPT

如果一個人失去了聽力，該是一件多么令人遺憾的事情。同樣，如果PPT中沒有聲音，將多么平淡無味。

進入菜單“插入→影片和聲音→文件中的聲音”，就可以插入聲音文件了！非常簡單！這一步大家都會，然后呢……問題接踵而至。

異地播放萬無一失

現(xiàn)在往PPT中插入兩個聲音文件：A.wav（100KB）和B.wav（500KB）。把它們放在同一個文件夾Sound下，把Sound和幻燈片主文件mian.ppt放在一個文件夾PPT下，制作完成后播放一切正常。但是把文件夾PPT復制到演示機上，問題出現(xiàn)了：A有聲，而B的聲音卻神秘地消失了，怎么回事？

右擊A.wav的圖標，選擇“編輯聲音對象”，打開“聲音選項”對話框，我們看到文件“包含在演示文稿中”，而聲音文件B.wav“聲音選項”中記錄了聲音源文件的絕對路徑，難怪復制后再用這個絕對路徑就找不到聲音源文件了。

為何同是聲音文件，卻表現(xiàn)不同？執(zhí)行“工具→選項”命令，在“常規(guī)”選項卡中有“鏈接聲音文件不小于（100）千字節(jié)”的默認設置。文件A.wav小于100KB，所以被包含在演示文稿中，而文件B.wav大于100KB，當然被作為鏈接文件處理了。

讓我們?nèi)斯ね黄拼笮∠拗疲“焰溄勇曇粑募脑O置值改為“不小于10000KB”后，再重新插入這兩個聲音文件，“聲音選項”中便顯示為“包含在演示文稿中”，只需將main.ppt文件復制到其他的電腦上（不需復制Sound文件夾），就都能正常播放了。

小提示：
如果在演示電腦上指定和原電腦相同的盤符和文件夾，使其絕對路徑和原電腦相同，播放效果也很好。執(zhí)行“文件→打包”命令似乎更省事，效果也不錯。但文件會“增肥”不少，并需要“解包”，所以若演示電腦上已經(jīng)裝有PPT軟件，這個方式還是略顯麻煩。

PPT聲音格式大轉(zhuǎn)換 

某段聲音資料特別好，但是播放器不支持，或者這種格式特別大，不便于郵件傳輸，所以我們需要更改格式。

找專業(yè)的音頻處理軟件嗎？不必，PPT自帶的錄制功能就能很好地解決聲音格式的困擾。有兩個方法，“錄制旁白”是在幻燈片放映狀態(tài)下錄音，而“錄制聲音”是在PPT的編輯狀態(tài)下錄音。

1．“錄制旁白”法
　　首先，新建一個空白演示文稿，依次單擊“幻燈片放映→錄制旁白”，在“更改質(zhì)量”里將音質(zhì)設置為10-15KB/S，這樣文件不會太大，聲音也比較清晰（見圖1）。若選中對話框最下的“鏈接旁白”，錄制的聲音就可以直接以WAV格式保存在硬盤上指定的位置。錄制開始了！打開現(xiàn)有的任一款播放器，播放音頻或視頻文件，錄制好后右擊，選擇“下一張”，以此類推。所有幻燈片錄好后選擇“結(jié)束放映”，如果保存每張幻燈片的排練時間（播放時間），就會自動切換到帶時間的大綱視圖?；脽羝旅骘@示了時間，馬上放映的時候PPT會嚴格按照這個時間自動播放。

小提示：聲音的來源有不同，用話筒錄音要選擇“麥克風”，用專用的音頻連接線通過聲卡的線路輸入端口錄制錄音機、錄像機等設備輸出的聲音要選擇“線路輸入”，用“內(nèi)錄”的方式錄制聲卡自身輸出的聲音要選擇“立體聲混音器”，本例為“內(nèi)錄”。此外，用一根音頻線，將麥克風和音箱兩個插口短接再錄音，可以防止音質(zhì)下降夾雜雜音。為了避免錄音與其它音源混淆，可暫時關閉QQ等不必要的應用程序。

2．“錄制聲音”法
在演示文稿中執(zhí)行“插入→影片和聲音→插入聲音”，在彈出“是否需要在幻燈片放映時自動播放聲音”對話框時選擇“是”，按下紅色的錄音按鈕，就可以錄音了（見圖2），也非常簡單

做個按鈕控制聲音 

有了聲音，如何控制？讓我們自己來做按鈕，在適當?shù)臅r候停止或重新播放聲音。

首先，把所需的聲音文件導入，在提示是否需要在幻燈片放映時自動播放聲音，選擇“否”。接下來，單擊“幻燈片放映→動作按鈕→自定義按鈕”，在幻燈片中拖出三個按鈕，在出現(xiàn)的“動作設置”對話框中設置為“無動作”（見圖3）。右擊按鈕，可選擇“編輯文本”，加上播放、暫停、停止等文字。接下來，選擇幻燈片中的小喇叭圖標，單擊“幻燈片放映→自定義動畫”，在幻燈片右側(cè)出現(xiàn)的自定義動畫窗格中，可以看到背景音樂已經(jīng)加入。雙擊有小鼠標的那一格，出現(xiàn)“播放聲音”設置對話框，選擇“計時”標簽，在“單擊下列對象時啟動效果”右側(cè)的下拉框選擇觸發(fā)對象為“播放按鈕”，確定即可。

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